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Wenn Sie sich in die Grundlagen des Digital Asset Managements (DAM) einarbeiten möchten, dann ist dieser Artikel für Sie ein guter Ausgangspunkt. Aber lassen Sie uns in einem ersten Schritt zunächst klären, was DAM eigentlich ist.

Was ist DAM?

DAM ist die Verwaltung, Organisation und Verteilung von digitalen Assets aus einem zentralen Repository.

Um DAM besser zu definieren, beginnen wir mit dem, was ein DAM-System nicht ist.

Ein DAM-System ist nicht nur ein Desktop-Ordner, ein freigegebenes Laufwerk oder ein Dropbox-Konto, in dem Sie Dateien ablegen. Es ist ein Werkzeug der Marketing-Technologie (martech), das es Ihnen ermöglicht, alle Ihre digitalen Assets von einem sicheren, zentralisierten Standort aus zu verwalten und diese Assets mit Kunden, anderen internen Systemen, Einnahmequellen und darüber hinaus zu verbinden.

Natürlich erfordert jede Konversation über die Verwaltung Ihrer Assets Kenntnisse darüber, was digitale Assets sind. Ganz einfach, sie sind jede digitale Datei, einschließlich Fotos, Videos, Illustrationen, Audiodateien, Dokumente, Designdateien und Präsentationen.

Assets können auf einer Reihe von Geräten wie Computern, Tablets oder Smartphones oder in einer Cloud gespeichert werden. Sie haben einen gewissen Wert für Sie oder Ihr Unternehmen und sie haben einen Lebenszyklus, der aus vier Phasen besteht: Erstellung, Verwaltung, Verteilung und Aufbewahrung.

Was Ihnen ein DAM-System ermöglicht.

Ein DAM-System gibt Ihnen die Möglichkeit, digitale Assets während Ihres gesamten Lebenszyklus zu kontrollieren und zu verwalten. Dateien können aufgenommen, kommentiert, katalogisiert, gespeichert und mit bestimmten Benutzern geteilt werden. Hier sind einige Beispiele:

  1. Sie suchen nach Assets mithilfe von unternehmensspezifischen Keywörtern.
  2. Ermöglichen Sie den Zugriff auf Assets nach Rollen und Berechtigungen, damit Benutzer die benötigten Assets leicht finden und herunterladen können.
  3. Mehrere Versionen eines Assets unter einer URL pflegen, wodurch die Möglichkeit der Verwendung veralteter Versionen reduziert wird.
  4. Fügen Sie Nutzungsrichtlinien mit Logos oder Markenartikeln hinzu.
  5. Zugriff auf archivierte Marketingmaterialien, um Projekte in der Entwicklung zu informieren.

Diese Beispiele präsentieren nur einen kleinen Überblick über die Fähigkeiten eines DAM-Systems.

Typen von DAM-Systemen.

Wenn es um die Auswahl eines DAM-Systems geht, haben Sie drei Möglichkeiten: Software-as-a-Service (SaaS), vor Ort oder Open Source.

SaaS: auch bekannt als Cloud-basiertes oder webbasiertes Digital Asset Management, wird Ihnen SaaS als Softwarepaket über das Internet bereitgestellt. Ein gutes SaaS DAM-System ist skalierbar und kann jederzeit von jedem mit einer Internetverbindung genutzt werden. Da Sie nicht für die Wartung von Hardware oder Servern verantwortlich sind, ist SaaS oft attraktiv für Unternehmen mit einem begrenzten Budget. Es ist jedoch wichtig, den Leistungsumfang der Anbietergebühren zu klären, zu bestätigen, ob Upgrades enthalten sind und welche Art von Support Sie erwarten können.

Vor Ort: Dieser DAM-Systemtyp wird gekauft und auf Ihrer Hardware installiert, d.h. Sie stellen den Speicherplatz, die Maschinen und den IT-Support für den Betrieb der Anwendung bereit. Die Verwendung vor Ort ist bei Unternehmen üblich, die besondere Sicherheitsanforderungen an geschützte Informationen haben. Es gibt Ihrem internen IT-Team die volle Kontrolle und erfordert wiederum ein hohes Maß an IT-Support. Mit einem DAM vor Ort muss Ihr Team überlegen, wie es Software-Updates und Datensicherungen verwalten wird.

Open-Source: Dieses DAM-System kann von einem Dritten oder vor Ort gehostet werden. So oder so, der Quellcode der Software ist öffentlich zugänglich. Open-Source-Software wird typischerweise auf öffentliche, kollaborative Weise entwickelt, was bei der Entwicklung neuer Funktionen von Vorteil sein kann, aber auch die Kehrseite von weniger Sicherheit haben kann. Denken Sie daran, dass Open-Source-Optionen ein großes Engagement Ihres IT-Teams erfordern.

Ich empfehle Ihnen, dass die Auswahl eines DAM-Systems mit dem Feedback einer Reihe von Interessensgruppen folgt, darunter Personen aus den Bereichen IT, Marketing und Management. Es gibt viele Faktoren zu berücksichtigen – einschließlich Budget, Support und Fähigkeiten – und der Schlüssel zur Auswahl der geeigneten Software liegt darin, die einzigartigen DAM-Anforderungen Ihres Unternehmens wirklich zu verstehen.

Metadaten und DAM-Systeme.

Metadaten sind die Sprache Ihres DAM-Systems und werden definiert als „Informationen, die ein Asset beschreiben und definieren“, oder „Daten über Daten“. Metadaten können beschreibend sein, wie Titel, Autor/Verleger, Erstellungsdatum oder Keywörter. Sie können strukturell sein und sich auf das Format oder die Dimensionen beziehen oder Sie können administrativ sein und wichtige Informationen über Richtlinien zur Nutzung von Digital Assets und Urheberrechte liefern. Metadaten sind wichtig, da sie wichtige Informationen über Ihre digitalen Assets enthalten. Und gute Metadaten ermöglichen es Ihnen, bestimmte Assets während einer Suche einfach zu lokalisieren.

Jedes DAM-System unterscheidet sich in der Art und Weise, wie es Metadaten organisiert – von Textfeldern über Dropdown-Menüs bis hin zu Paletten und Kontrollkästchen. Bei der Entscheidung für ein DAM-System ist es wichtig, über den Umgang mit Metadaten nachzudenken und darüber, wie Sie ein Metadatenschema entwickeln wollen, um Anbieterangebote zu bewerten. Einige Systeme verfügen über voreingestellte Metadatenfelder, während andere es Ihnen ermöglichen, Ihre eingenen anzupassen und zu erstellen.

DAM Nutzerrollen.

Eine der großen Stärken eines DAM-Systems ist die Möglichkeit, den Benutzern gruppenweise unterschiedliche Zugriffsebenen oder Berechtigungen zuzuweisen. Das Erstellen von zuverlässigen Kategorien ermöglicht es Ihnen, zu steuern, was jeder Benutzer sieht und was dieser mit digitalen Assets im System machen kann. So können Sie beispielsweise Ihrem Grafikdesigner ermöglichen, Assets hochzuladen, Metadatenfelder zu bearbeiten und neue Versionen zu veröffentlichen. Sie können Ihrem Webmaster auch die Erlaubnis erteilen, Einbettungscodes abzurufen, und Ihrem Vertriebsteam erlauben, digitale Assets einfach anzusehen und herunterzuladen.

Wie bei den meisten Aspekten eines DAM-Systems hängen die von Ihnen gewählten Benutzerrollen und die Zugriffsebene, die Sie jeder Rolle zuweisen, von Ihren Geschäftszielen, Ihrem Workflow und Ihren Benutzergruppen ab.

Vielen Dank für Ihren Besuch.

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